Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Proforma fatura, bir mal veya hizmetin satışına ilişkin olarak satıcı tarafından alıcıya verilen ancak ödeme talep etmeyen ve yasal açıdan fatura yerine geçmeyen bir ön belgedir. Genellikle uluslararası ticaret, ihracat, gümrük işlemleri veya sipariş süreçlerinin başında kullanılır. Bu belge alıcıya ürün veya hizmetin fiyatı, miktarı, teslimat şartları ve diğer önemli bilgiler hakkında önceden bilgi verir.
Proforma faturanın temel amacı taraflar arasında bir anlaşmaya varmadan önce bilgi paylaşımı yapmaktır. Satış koşullarının doğruluğu teyit edilir ve işlemle ilgili genel bir çerçeve oluşturulur. Ödeme talebi içermediği için resmi bir fatura olarak kayda alınmaz ve vergi işlemlerinde kullanılmaz. Proforma fatura daha çok bir teklif veya anlaşma öncesi açıklayıcı belge işlevi görür.

Örnek bir proforma fatura oluşturmak için aşağıdaki adımların takip edilmesi yeterlidir.

1. Başlık ve Belge Numarası
Proforma faturanın en üst kısmına "Proforma Fatura" ibaresi açıkça yazılmalıdır. Her proforma fatura farklı bir belge numarasına sahip olmalıdır. Bu numara, fatura takibi ve düzeni açısından önemlidir.

2. Satıcı Bilgileri
Satıcının adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve vergi kimlik numarası gibi iletişim bilgilerinin belgede yer alması gerekmektedir.

3. Alıcı Bilgileri
Proforma faturada alıcının adı, adresi, e-posta adresi, telefon numarası ve talep ediliyorsa vergi kimlik numarası yer almalıdır.

4. Fatura Tarihi
Faturanın düzenlendiği tarih net bir şekilde belirtilmelidir. Bu işlemin ne zaman geçerli olduğunun belirlenmesi için önemlidir.

5. Ürün veya Hizmet Detayları
Satılacak ürün veya hizmetlerin ayrıntılı açıklaması yapılmalıdır. Her ürün için ürün adı ve tanımı, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı belirtilmelidir. Ayrıca varsa ürünün model numarası, seri numarası gibi ek bilgiler de eklenmelidir. Ürünlerin toplam maliyeti, birim fiyatlar ve miktarlar net bir şekilde hesaplanmalıdır.

6. Teslimat Koşulları
Ürünlerin teslimatına dair koşullar açıklığa kavuşturulmalıdır. Örneğin, teslimatın "CIF", "FOB" gibi ticaret şartlarına uygun yapılacağı, nakliye ve sigorta durumu hakkında bilgi verilebilir.

7. Ödeme Koşulları
Ödemeyle ilgili şartlar belirtilmelidir. Örneğin peşin ödeme, kredi kartı ile ödeme ya da vadeli ödeme gibi seçenekler bu bölümde açıklanmalıdır.

8. Ekstra Ücretler ve İndirimler
Varsa ek ücretler (nakliye ücreti, sigorta, gümrük vergisi vb.) veya sağlanacak indirimler proforma faturada açıkça belirtilmelidir.

9. Geçerlilik Süresi
Proforma faturanın geçerlilik süresi ya da hangi tarihler arasında geçerli olduğu yazılmalıdır. Bu alıcının teklifin geçerlilik süresini bilmesini sağlar.

10.İmza ve Onay
Satıcı ya da yetkili kişi tarafından imzalanmış ve onaylanmış olması, proforma faturaya resmi bir nitelik kazandırır. Bu belgenin geçerliliğini destekler.

11.Diğer Bilgiler
Eğer gerekiyorsa gümrük kodları, vergi oranları ve diğer özel şartlar gibi ek bilgiler de proforma faturada yer almalıdır.

•Uluslararası Ticaret ve İhracat Süreçleri: Yurt dışına mal veya hizmet sevk edilecekse alıcıların gümrük işlemlerini başlatabilmesi için proforma fatura gereklidir. Bu belge alıcıya ürünün miktarı, fiyatı ve teslimat koşulları hakkında ön bilgilendirme sağlar.

•Finansal Kurumlar ve Kredi Başvuruları: Alıcı, bir banka veya finans kuruluşundan kredi almak için başvuruda bulunurken proforma faturayı kullanabilir. Bu belge, malın maliyeti ve işlemin detayları hakkında bilgi sağlar.

• Ön Teklif ve Sipariş Süreçleri: Alıcı, satıcıdan alacağı mal veya hizmete ilişkin fiyat, miktar ve teslimat şartlarını netleştirmek amacıyla proforma fatura talep edebilir. Bu, alıcı ve satıcı arasında bir ön anlaşma sağlamak için kullanılır.

• Sigorta ve Taşıma İşlemleri: Ürünlerin sigortalanması için özellikle ihracat ve nakliye sırasında sigorta şirketleri proforma fatura isteyebilir. Bu belge, sigorta poliçesi düzenlerken ürünün değerini belirlemeye yardımcı olur.

• Vergi İadeleri ve İhracat Teşvik Başvuruları: Bazı ülkelerde, ihracatçılar vergi iadesi veya teşvik başvurusu yaparken proforma faturayı kullanabilir. Bu belge, işlemin detaylarını ve ürünün değerini beyan etmek için gereklidir.

Proforma fatura ödeme talep etmeyen ve yasal anlamda fatura yerine geçmeyen bir belge olmasına rağmen, bu tür işlemlerin başlatılması ve düzenlenmesi açısından önemli bir rol oynamaktadır.

Ticaretle uğraşan işletmeler, bir malın veya hizmetin teslimatından önce proforma fatura kesebilir.

Müşteriler (Alıcılar)
Proforma fatura, ürün ya da hizmet almak isteyen müşterilere kesilir. Alıcı proforma faturayı ödeme şartlarını ve teslimat detaylarını belirlemek için kullanır aynı zamanda alıcı, proforma faturayı teklifin onaylanması ve ödeme sürecine başlamak için bir referans olarak kabul eder.

İhracatçılar ve İthalatçılar
Uluslararası ticarette, proforma fatura, yurt dışına ürün gönderen ihracatçılar tarafından düzenlenebilir. Bu belge gümrük işlemleri için gerekli bir ticaret belgesi olarak kullanılır. İthalatçılar da ürünlerin gümrükleme işlemleri ya da finansal düzenlemeler için proforma faturayı talep edebilirler.

Finansal Kuruluşlar
Proforma fatura, alıcılar tarafından finansal kurumlara (örneğin bankalar veya sigorta şirketlerine) başvurularda kullanılabilir. Alıcılar kredi başvurusu yaparken ya da ödeme düzenlemeleri için bu belgeyi sunarak işlemlerini onaylatabilirler. Ayrıca ihracatçılar ürünlerin sigortalanması için de proforma faturayı sigorta şirketlerine verebilirler.

Potansiyel Müşterilere Yapılan Teklifler
Satıcılar potansiyel alıcılara fiyat teklifleri ve satış koşullarını netleştirmek amacıyla proforma fatura düzenleyebilirler. Bu belge her iki tarafın da işlem şartlarını anlamasını sağlar ve alıcı mal veya hizmetin fiyatlarını ve diğer şartları onaylamadan satışı gerçekleştirmez.

Gümrük ve Vergi İşlemleri
İhracat işlemleri sırasında bazı durumlarda gümrük idareleri ürünlerin yurt dışına gönderilebilmesi için proforma fatura talep edebilir. Ayrıca vergi daireleri ihracatçılara bazı vergi avantajları veya iadeleri sağlamak amacıyla bu belgeyi isteyebilir.

Proforma faturanın geçerlilik süresi satıcı ile alıcı arasındaki anlaşmalara ve ticari şartlara bağlı olarak belirlenebilir. Bu süre genellikle 7 gün, 15 gün veya 30 gün arasında değişir. Eğer proforma faturada bir geçerlilik tarihi belirtilmemişse teklifin geçerliliği satış gerçekleşinceye kadar devam edebilir.

Satıcının proforma faturada geçerlilik süresini açıkça belirtmesi tavsiye edilir. Böylece taraflar arasında yanlış anlaşılma önlenmiş olur ve teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu net bir şekilde anlaşılır.

1- Proforma fatura, alıcıya teslim edilecek ürün veya hizmet hakkında bilgi sunar. Ticari fatura satıcı tarafından düzenlenen ve alıcının ödeme yapması gereken miktarı içeren resmi bir belgedir.

2- Proforma fatura, alıcıya mal veya hizmetin sağlanacağına dair bilgi verir ve bu bir taahhüt niteliği taşır. Ticari faturada ise bu mal veya hizmetin karşılığında ödenecek tutar açıkça belirtilir.

3- Proforma fatura satışın başında hazırlanarak alıcıya sunulur. Ticari fatura satışın tamamlanmasının ardından düzenlenir ve ödeme talep eder.

4- Proforma fatura, muhasebe defterine kaydedilmez. Ticari fatura her iki tarafın muhasebe defterlerine işlenir.

Sonuç olarak; proforma fatura satış öncesinde hazırlanan bir ön bilgi belgesi, ticari fatura ise satışın tamamlanmasının ardından ödeme talep etmek amacıyla düzenlenmektedir.

E-ihracatta proforma fatura satıcı ve alıcı arasında satış koşullarını netleştirmek ve ticari anlaşmanın temelini oluşturmak için kullanılır. Satıcı, alıcıya ürün veya hizmetin detaylarını, fiyatını, ödeme ve teslimat koşullarını içeren bir proforma fatura hazırlar. Bu fatura alıcıya sipariş vermeden önce ürünle ilgili tüm detayları görme ve şartları değerlendirme imkânı sunar.

Proforma Fatura aynı zamanda ithalatçı ülkelerin gümrük ve yasal süreçlerinde de önemli bir rol oynar. Bazı ülkeler ithalat izni almak veya vergileri hesaplamak için proforma fatura talep edebilir. Proforma fatura ihracatçı açısından alıcının ciddiyetini anlamak, ithalatçı açısından ise siparişi onaylamadan önce detayları netleştirmek için kritik bir belgedir. Bu süreçte belgenin doğru ve eksiksiz hazırlanması hem ticaretin sorunsuz ilerlemesi hem de alıcı ile güven ilişkisi kurulması açısından oldukça önemlidir.

Daha çok İthalat ve ihracat işi yapan firmaların ihtiyacı olan proforma fatura ile ilgili bilgileri sizler için açıkladık. İhracat faktoring işlemlerinizi kolaylaştırmak için Yurtdışı Faktoring hizmetimizden yararlanabilirsiniz.